山东文化产业职业学院合同管理办法

第一章 总 则

第一条 办法制定目的

为规范山东文化产业职业学院（以下简称“学校”）的合同管理，防范合同风险，提升合同管理的效率和效益，维护学校的合法权益，根据《民法典》相关法律规定和《山东文化产业职业学院章程》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 办法适用范围

1.本办法适用于所有以山东文化产业职业学院名义对外签订的合同。合同在签订之前，必须按学校规定的程序报批。

2.本办法所称合同，是指以学校名义对外签订的平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，以及具有合同性质的意向书、备忘录、书面承诺等法律文件。不具备法人资格的部门、学院或自然人不得自行签订合同。

3.廉政合同、劳动合同的管理，按照其他相关规定执行。

第三条 合同管理原则

1.合法合规原则。签约应符合法律法规规范。

2.书面合同原则。合同均应采用书面形式正式签署。

3.事前签订原则。对外开展经济活动前应先行签订合同，禁止未签署合同即先行履行或接受先行履行。

4.利益明晰原则。合同应清楚界定各方权利义务，杜绝模糊、歧义现象。

第四条 合同管理内容

1.合同管理制度及相关文件的制定与修改；

2.合同的订立审核与授权；

3.合同备案及相关信息、文件及材料的归集与存档；

4.合同履行、变更、解除及争议解决的报告、监督与指导；

5.对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行监督、检查、评估和奖惩。

第五条 法律、法规、规章对合同审批权限、流程、订立有特别规定的，从其规定。

第二章 合同管理体系、职责与范围

第六条 基本管理体系合同管理实行归口监管与分工负责制

合同归口监管部门为学校党政办公室，负责学校合同的监督管理汇总工作，应指定专人负责。

合同分工负责部门为各部门，负责本部门承办、执行或参与会签的合同的创立、审查、执行等。对于涉及多部门的合同，由主承办部门负责。各部门负责人是本部门合同的第一责任人，应指定承办人办理。

合同承办人，是指合同承办部门具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。各部门须在本部门指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应为本部门在岗工作人员。

合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。

合同承办人须依照法律法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。

第七条 合同归口监管部门职责

1.宣传贯彻国家和地方有关合同的法律制度及学校合同管理有关规定；

2.建立和完善合同管理相关制度及流程并监督其实施；

3.积极推进合同标准化，实行合同示范文本管理；

4.负责学校合同的统筹管理，监督合同示范文本及合同审批程序的执行情况，定期对各部门管理的合同进行分类统计、建立合同总台账，由专人负责整理归档；

5.建立和完善合同管理考核评价机制；

6.负责合同授权管理，包括授权书的制定、编号、存根保管；

7.协助各部门对合同的合法性进行内部审查，监督、协助处理合同纠纷、诉讼和仲裁；

8.合同管理其他相关职责。

第八条 合同承办执行部门职责

1.负责合同项目可行性研究，按照学校有关规定进行谈判、送审报批；

2.负责审查合同对方主体资格、经营资质、资信情况和履约能力、对方签约人的授权书代理权限，核对有关证件材料的原件，并将对方材料复印备查；

3.负责草拟、审查和完善合同文本，确保合同（包括合同正文、附件）的可行性、合法性和严密性；

4.负责办理合同的签署、盖章、移送归档等手续；

5.建立和管理本部门承办合同的管理台账，保管好合同文本及履行、变更、终止合同的有关文件，及时送交合同归口监管部门归档，同时负责向合同归口监管部门报送合同统计报表及有关资料；

6.负责所承办合同补充、变更、解除、中止、终止相关事项的处理，并形成报告上报合同归口监管部门；

7.负责全面、适当地履行合同，依照合同约定行使合同权利、履行合同义务，督促合同对方全面、适当地履行合同；

8.在对方未依约履行义务时，收集并提供相关的证据材料，负责合同协商、调解、仲裁、诉讼等争议处理，负责跟踪有关法律文书的履行和执行情况，并及时将有关情况通知合同归口管理部门。

第九条 合同会签部门（人员）职责

1.对其他部门承办或涉及本部门业务职责范围的合同进行需求确认与审查。

2.对涉及本部门工作职责或业务范围的合同进行业务或技术审查，对相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性，以及是否符合相关法律法规、标准、规范及政府文件、学校相关管理规定等问题提出审查意见。

3.其他相关合同管理职责。

第十条 财务部门职责

1.负责对合同事项进行资金管理审查、预算审查；

2.对合同价款、付（收）款方式的可行性及经济风险进行复核审查；

3.按照财会、税务相关制度规定审查合同相关条款（包括结算条款、发票和税务条款、违约金及赔偿金的计算和支付条款等）；

4.在合同执行部门申请付（收）款时，对付（收）款依据、付（收）款进度、付（收）款比例、付（收）款方式是否符合合同约定等进行把关。

5.对合同变更（含补充、中止）或解除（含终止）的相关事项参照以上内容执行。

第十一条 各部门合同管理范围

1.党政办公室：负责校级战略合作协议等与部门业务相关的合同管理；

2.组织人事处：负责涉及人事、劳资等与部门业务相关的合同管理；

3.党委宣传部（统战部）：负责涉及宣传报道、校园文化建设等与部门业务相关的合同管理；

4.教务处（教师发展中心）：负责学生人才培养、学生实习、实践教学、校企合作办学等与各类教学活动相关的合同管理。负责涉及教学督导、教师交流、培训及发展等与部门业务相关的合同管理；

5.发展规划与科研处：负责学校与企业行业在科技创新与技术服务、资源共享与共同发展等与部门业务相关的合同管理；

6.合作教育处：负责涉国际交流、继续教育、国际合作办学、教育培训项目等与部门业务相关的合同管理。

7.学生工作处（团委）：负责学生管理、培训、考研及创新创业等与部门业务相关的合同管理；

8.招生处：负责涉及招生等与部门业务相关的合同管理；

9.就业处：负责涉及学生就业等与部门业务相关的合同管理；

10.计划财务处：负责涉及学校资金、财务管理及其他与部门业务相关的合同管理；

11.审计处：负责涉及审计服务等与部门业务相关的合同管理；

12.后勤服务处：负责办理学校采购手续或学校支持款项的教学仪器设备、信息化建设、教材、图书期刊、后勤物资等与部门业务相关的合同管理；

13.安全管理处：负责涉及校园安全管理等与部门业务相关的合同管理；

14.基建规划处：负责学校基建工程等与部门业务相关的合同管理；

15.工会（妇委会）：负责涉及员工福利、工会活动等与部门业务相关的合同管理；

16.网络信息中心：负责设计网络信息平台建设、网络安全保障等与部门业务相关的合同管理；

17.图书馆：负责涉及图书采购、图书服务等与部门业务相关的合同管理；

第三章 合同的订立

第十二条 资信调查

1.合同订立前，合同承办执行部门应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力：

（1）审查被调查对象的身份证、营业执照、资质证明等证明原件；

（2）获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息；

（3）对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估合同履约能力；

（4）与被调查对象的主要供应商、客户沟通，了解其商业信誉、履约能力。

2.对合作方提交的单位与个人资质证明，如法人资格证书、法定代表人身份证明书、对方签约代表的授权书（写明代理权权限、代理期限）及其他资质证明文件进行审查，必要时，合同承办人员应亲自到有关部门调查核实。对于无经营资格或资信不良的单位，不得与之订立合同。

第十三条 文本拟定

1.合同承办执行部门起草合同应当按照学校利益优先、兼顾公平的原则确定各方的权利和义务，合同主体、内容、形式、程序应当合法，合同条款应当齐全、具体、准确，确保合同的规范性、严谨性，做到选用合同范本准确、文字表述正确、排版规范、前后逻辑一致、页眉页码齐全。

2.合同承办执行部门在进行招投标采购或商务谈判过程中，原则上应当使用学校发布的合同示范文本，并以相关合同示范文本中确定的各方权利义务条款作为招投标采购或商务谈判的基础框架。合同承办执行部门在推广使用示范文本的过程中，不得擅自变更合同非商务条款，但可依实际需要，对条款进行补充完善。由合同对方当事人起草的合同，合同承办执行部门应当认真审查，确保合同内容准确反映诉求和谈判达成的一致意见。

3.合同应当具备下列基本条款：

（1）合同名称、合同各方的全称、证照（证件）号码、法定地址、联系人（或代理人）及联系方式，签约的目的和依据；

（2）合同标的、数量、质量、单价和/或总价、交付/验收方式、保修/售后服务方式、收/付款方式、合同收款方的账户名称和开户行及账号等信息；

（3）发票类型、税种或税率及税款的承担方式；

（4）合同的履行期限（和/或履行条件）、地点和方式；对于签订即生效的合同，生效条款一般应表述为：本合同自各方当事人法定代表人或授权代表签字并加盖公章或合同专用章之日起生效（合同对方为自然人，则可表述为合同自各方自然人本人签字、各方法人的法定代表人或授权代表签字并加盖公章或合同专用章之日起生效）；

（5）违约责任和争议解决方式；

（6）合同签订的时间、地点；

（7）合同事项涉及或可能涉及国家保密事项或学校保密事项或大量个人信息的，应当在合同中约定保密条款；

（8）涉及知识产权，应当约定知识产权条款，对知识产权权益归属、侵权救济等问题作出明确约定；

（9）国家法律、法规规定或合同各方当事人约定的其他条款。

第十四条 根据“三重一大”事项集体决策制度，需将合同草案提请校长办公会、党委会审议。集体审议后，如需修订、完善，业务分管校领导应组织合同归口管理部门、合同项目承办部门、相关职能部门根据会议决定与合作方洽谈修改，形成正式合同样本。

第十五条 合同项目承办部门按照规定填写《山东文化产业职业学院合同会签表》（见附件）并附书面合同样本按程序审核会签。审核会签的要求如下：

1.《山东文化产业职业学院合同会签表》必须据实填好，履行相应的审查会签程序。

2.参与会签审核的部门在审核会签时，对职责范围内的事项必须严格审查，共同依法维护学校利益。

3.经济合同必须送交计划财务处审核会签。

4.根据合同性质、内容，经学校领导批示应提请法律顾问审核的合同，应请法律顾问对合同的内容、条款进行咨询把关，并出具书面意见。

第十六条 学校所有合同必须由学校法定代表人签署或授权签署。学校任何学院、部门或个人不得擅自以学校或所属学院、部门的名义对外签订合同，违者追究相关人员责任。

第十七条 学校对外签订的所有合同，一般情况下，应由双方当面签字盖章；特殊情况不能当面签字的，原则上应由合作方签字盖章后我方才予以盖章。

第四章 合同的审查

第十八条 合同审批程序

1.学校按照“合规优先、兼顾效率”的思路，确定学校合同审批程序及权限，由合同归口监管部门牵头，通过征求学校各职能部门意见，经学校领导审批核定。

2.学校合同的审批由承办执行部门发起，经部门负责人、计划财务处、党政办公室合同管理专员、分管校领导及校长审批后经用印专员完成用印即审批完成。

第十九条 合同审查要点

1.合同的可行性。包括：对方当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；对方经营范围能否充分满足合同项目的需要；对方是否具有履约信用；对方代理人是否提供了真实有效的代理授权书；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能造成的经济损失。

2.合同的合法性。包括：合同各方当事人权利义务是否平等，尤其要注意检查是否存在对学校不利的条款；订约程序是否符合法律规定；是否存在司法机关、仲裁机构或行政机关做出的对本合同履行产生不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为，是否存在其他法律障碍；合同内容是否符合国家法律、政策；合同文本是否须报国家有关主管部门审查或备案；当事人意思表示是否真实、一致。

3.合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人各方的权利、义务、违约责任约定是否具体明确；合同金额、付款条件与合同期限等商务条款是否完整齐备无歧义；文字表达是否规范准确。

第二十条 合同签订要点

1.合同承办执行部门应保证所签文本与审批通过的文本内容完全一致，因内容不一致而给学校造成损失的，由合同承办执行部门和经办人员承担责任。

2.合同应由各方合同主体法定代表人或法定代表人书面授权的人员签订并加盖各方当事人公章或合同专用章，签字应使用黑色或蓝色碳素钢笔或黑色中性签字笔，并完整填写签字日期，若合同相对方为自然人的，需其本人签字并以红色油墨按指印。凡以学校名义签订的合同，按本办法规定审批后，由学校法定代表人直接签订，或由学校法定代表人书面授权委托人签订。正式签订的合同文本中不能出现空缺、空白内容。

3.合同文本为两页及以上的正文部分右侧空白处应加盖骑缝章。各方除外籍人员，均应以中文签字。合同如有附件，应在合同正文后面列明附件名称，附件亦应由合同各方签字、盖章（附件为两页及以上应加盖骑缝章）予以确认。

4.合同正文及附件逐页均应有页眉页脚。页眉应展现合同名称、合同编号，页脚应至少有页码（总页码及页码序号）。

5.按照国家有关法律、行政法规规定，须办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，应当及时按规定办理相关手续；合同当事人约定进行公证的合同，承办人员应及时办理公证手续，相关费用应在合同立项审批时一并报批。

第五章 合同的履行、变更与解除

第二十一条 合同履行要点

1.合同依法订立并生效，即具有法律约束力，一切与合同有关的部门、人员都应当与合同对方当事人一起遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯全面履行合同约定及合同通知、协助、保密等义务。

2.合同执行人员应尽职执行我方履约工作，并有责任监督对方的合同履行工作，对合同在履行过程中发生的问题，应及时向所在部门负责人提出意见和建议，并将合同履行中产生的文书、函件、图表、传真、送货单、发票、对账单、电子数据等材料做好收集留存工作，如遇合同争议，应及时提供相关材料作为证据。

第二十二条 合同变更与解除要点

1.合同需要变更或解除的，应由合同执行部门负责办理，并应当按照新合同审批权限送审，经审批同意后方可签订。

2.如我方履行合同确有不能克服的困难而需要变更、解除，应及时履行学校合同审批流程，在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。对方当事人提出变更、解除合同时，应从维护学校合法权益出发，从严控制。

3.对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致学校利益受损的合同，应当经合同各方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。

4.合同变更或解除应发起流程审批，其审批、签订和归档等流程按原合同的相关流程进行。经公证机关公证的合同，达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，方可具有法律效力。变更或解除的合同，应在原合同档案、变更与解除协议档案与存档登记中记录变更与解除及档案关联情况。

5.合同变更和解除必须采用书面形式，严禁在原合同文本上涂改、添加内容。

6.解除合同文本中应对合同解除前的各方合同履行情况、解除后各方的权利义务以及合同各方应承担的相应责任等进行明确约定。被解除合同已经部分履行的，包括学校已经向对方支付款项，或对方已经向学校履行交付义务、启动项目建设等，合同执行部门须对履行情况进行评估，超出应付部分的款项应当采取措施追回。同时，合同执行部门应当保留相关证据，做好相关财产的保护工作。

第六章 合同示范文本管理

第二十三条 合同示范文本管理要点

1.学校积极推进合同标准化，实行合同示范文本管理，就发生频率较高的合同类型应优先适用校级合同示范文本。

2.因法律法规与学校管理规定等发生变化，合同归口监管部门应及时对示范文本征求相关部门意见进行修订。合同承办执行及参与部门发现示范文本内容与现行法律法规或学校管理规定存在不一致的，应及时向合同归口监管部门提出修订建议，经合同审批流程批准后方可修改或适用。

第七章 合同档案管理

第二十四条 合同作为重要的法律文书，各有关部门应妥善保存合同文本（含有效附件）及相关资料。不得丢失和自行销毁。合同存档要求如下：

1.正式合同一式几份应在合同中约定，分送学校档案室、归口监管部门、合同项目承办部门、合作方以及计划财务处（其中档案室和计划财务处的合同必须为正式合同原件）等相关职能部门。

2.党政办公室在合同用印的同时保存一份正式合同、业务分管校领导审批签字认可的合同样本及合同会签表等有关附件原件（如工作需要，可将有效附件复印给相关职能部门保存并执行）并及时移交档案室分类存档。其他合同由合同项目承办部门分送相关职能部门存档。

3.归口监管部门应建立合同管理台账，将合同文本、相关附件、会议记录等按规定整理存档，项目承办部门、相关职能部门也应按要求建立所签订合同的管理台账，并指定专人管理。

第二十五条 合同事项办理完毕之前，承办单位应负责连续收集和保管有关材料，并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料，包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料，均应妥善加以收集和保管，并作为合同档案的组成部分，与合同一并备案、存档，不得遗弃、丢失和损毁。

第二十六条 合同承办单位及归口管理部门应当加强合同登记管理，制作合同管理情况汇总表，并于每年年底报送党政办公室。

第二十七条 合同档案应当按照学校档案管理规定进行归档。

第二十八条 合同档案的保存期限

1.执行期在l0年以上（含10年）的合同，合同档案保存期限为合同终止后10年；

2.执行期在10年以下5年以上（含5年）的合同，合同档案保存期限为合同终止后5年；

3.执行期在5年以下1年以上（含1年）的合同，合同档案保存期限为合同终止后3年；

4.执行期在1年以下的合同，合同档案保存期限为合同终止后2年。

5.学院档案管理有特殊规定的合同从其规定。

第二十九条 合同档案保管期满后，由党政办公室编制拟销毁合同档案目录并作出书面鉴定报告，经法人代表及校领导批示后方可销毁。鉴定报告由党政办公室存查。

第三十条 相关部门因业务工作，需要阅看已存档的合同原件时，需履行合同借阅审批手续，由借阅部门发起申请，经归口监管部门、分管校领导逐一审签同意后，到学校档案室进行现场阅看。

第八章 合同监管与考核

第三十一条 合同监管与考核要点

1.党政办公室负责对学校合同制度执行情况及违反合同管理的行为进行监督、考核及通报，并对发现的问题予以督办整改。

2.合同管理工作考核内容包括但不限于人员机构、规章制度、授权管理、资质审查、流转时效、审查质量、程序规范、签订规范、合同归档、台账管理、履行监督、纠纷诉讼、廉洁自律、倒签整治等方面。

3.对合同管理工作中成绩显著、检举揭发有功以及为学校避免、挽回重大经济损失的部门和个人可适当给予奖励并按照相关规定对检举行为予以保密；对合同管理工作执行不力、利用合同损害学校利益的部门或者个人予以批评或处罚，视情节给予通报批评、降薪、降职、赔偿损失、解除劳动合同等处罚，上述处罚措施可以并用，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。

4.对合同管理工作中有下列违规违纪行为的部门和个人，按照有关规定进行追责；情节严重的，按照有关规定对有关责任人给予相应处分；涉嫌犯罪的移交司法机关处理。

（1）未按规定取得授权、超越授权或滥用授权擅自对外签订合同的；

（2）未按规定程序签订合同，擅自签订合同或以口头或其他非规范形式同其他单位、个人达成承诺，并实际履行，造成不良影响或经济损失的；

（3）未按本办法规定程序审查、会签、批准签字、盖章，签订有重大缺陷或无效合同并实际履行，造成不良影响或经济损失的；

（4）发生合同纠纷报告、处理不及时或处理不当造成经济损失或影响；

（5）在合同工作中收受贿赂，泄露工作秘密，与对方当事人或第三人串通，或采取胁迫、欺诈等违法手段洽谈和签订合同，造成不良影响或经济损失的；

（6）违规签订违法、无效合同、权利义务不对等或执行后不利于学校的；

（7）未按法规制度履行、变更或解除合同，造成不良影响或经济损失的；

（8）提供虚假资信资料，造成经济损失或违反法律规定导致合同纠纷的；

（9）丢失、擅自销毁、涂改合同文件，造成不良影响或经济损失的；

（10）其他违反本办法损害学校利益的行为。

第九章 附 则

第三十二条 本办法由党政办公室负责解释。

第三十三条 本办法自印发之日起施行。学校原有规定与本办法不一致的，以本办法为准。

附件：《山东文化产业职业学院合同审签表》

附件1

山东文化产业职业学院合同审批单

备注：此单适用于建安、采购、维修、劳务、借贷、租赁、捐赠合同等。